Inleiding
Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO afdeling Lochem verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Lochem via het ledenadministratiesysteem DLA van de KNV EHBO. Het privacystatement is terug te vinden op www.koninklijke-ehbo.nl.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
voor- en achternaam
geslacht
geboortedatum
adresgegevens
telefoonnummer
e-mailadres
diplomanummer
Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
het afhandelen van uw betaling, voor lidmaatschap, voor cursussen, of verleende diensten;
om u te kunnen bellen of e-mailen of per post te informeren indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren;
om contact met u te onderhouden over cursussen, herhalingslessen, vergaderingen en overige zaken en activiteiten.
Lidmaatschapsregistratie
De aanmelding van nieuwe leden verloopt via de secretaris van het bestuur. De persoonsgegevens worden digitaal aan de secretaris verstrekt. Alleen de secretaris (of diens plaatsvervanger) heeft inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in de DLA (Digitale Leden Administratie) en verwijdert de secretaris de gegevens uit de eigen administratie.
Voor meer informatie over de DLA: zie het privacystatement op www.koninklijke-ehbo.nl.
Inschrijfformulieren voor cursussen
Bij de aanmelding voor cursussen worden persoonsgegevens digitaal aan de secretaris verstrekt. Alleen de secretaris heeft inzicht in deze gegevens. Gedurende de cursusperiode worden de gegevens op slechts één plek bewaard (pc, laptop,externe harde schijf, usb-stick of ander medium). Na afronding van de cursus worden de gegevens van eventuele nieuwe leden ingevoerd in de DLA. Aansluitend worden de gegevens uit het eigen bestand verwijderd.
Aanwezigheidsregistratie herhalingslessen
Tijdens herhalingslessen wordt de aanwezigheid van leden geregistreerd. Dit gebeurt met een administratiesysteem op paper. Hierin staan uitsluitend de namen van de leden vermeld met hun aanwezigheidsgegevens, zonder verdere persoonsgegevens. Deze lijst kan door bestuursleden worden ingezien en bijgewerkt. Na de les wordt dit document bewaard in een afgesloten ruimte. Na afloop van een seizoen worden de lijsten bewaard om te kunnen voldoen aan de eisen van het Oranje Kruis voor verlenging van diploma’s en certificaten.
Financiën
De penningmeester beschikt over een ledenlijst met uitsluitend namen. Deze dient om contributiebetaling te registreren. Voor het verzenden van facturen en overige correspondentie heeft de penningmeester toegang tot de DLA.
Coördinator dienstverlening
De coördinator dienstverlening beschikt over een ledenlijst met uitsluitend namen. Hij hanteert deze om het overzicht te verkrijgen en te behouden bij de indeling van hulpverleners bij evenementen. Voor het verstrekken en verkrijgen van informatie heeft hij toegang tot de DLA.
Beeldmateriaal
Voor de promotie van onze afdeling of als service aan onze leden kunnen foto’s en video’s worden gemaakt van diverse activiteiten. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Toegang tot de DLA is voorbehouden aan de secretaris, de penningmeester en de coördinator dienstverlening van onze afdeling. Zij beschikken over het noodzakelijke wachtwoord om deze informatie in te zien of te bewerken. Als de genoemde taken worden overgenomen door een andere persoon zal op dat moment het wachtwoord worden aangepast.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris via ehbolochem@gmail.com.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
KNV EHBO afdeling Lochem bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Informatie over cursusdeelnemers worden uiterlijk een
maand na afronding van de cursus verwijderd.
Informatie over de opkomst van leden bij de herhalingslessen worden niet langer
bewaard dan noodzakelijk is om te voldoen aan de eisen van het Oranje Kruis.
Als leden hun lidmaatschap beëindigen,worden de betreffende persoonsgegevens na uiterlijk twee jaar definitief verwijderd uit de DLA.
Website
Wij maken geen gebruik van de mogelijkheid om via de website www.ehbolochem.nl gegevens te verzamelen over bezoekers.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert KNV EHBO afdeling Lochem binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via ehbolochem@gmail.com.
Communicatie over privacybeleid
Het privacybeleid van KNV EHBO afdeling Lochem is terug te vinden via www.ehbolochem.nl en op te vragen bij het secretariaat via ehbolochem@gmail.com.